¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos personales?

 Fundación Universidad Francisco de Vitoria (en adelante, la “UFV”), es la entidad responsable del tratamiento de los datos relativos a las personas, incluidos menores de edad y mayores de 14 años representados por sus padres/madres/tutores/representantes legales, (en adelante, las “personas interesadas”) que se inscriben y participan en cualquier jornada, seminario, congreso, taller organizado directamente por la UFV y/o en colaboración con terceras entidades (en adelante, el  “Evento”), a través de la cumplimentación de cualesquiera formularios o solicitudes, en soporte papel o informático, de inscripción al Evento.

Los datos de contacto de la UFV son los siguientes:

Dirección postal: Ctra. M-515 Pozuelo-Majadahonda Km. 1.800, 28223 Pozuelo de Alarcón, Madrid.

Dirección electrónica: dpd@ufv.es

Teléfono: 917091400.

¿Cómo se puede contactar con la Oficina del Delegado de Protección de Datos de la UFV?

Las personas interesadas pueden contactar con la Oficina del Delegado de Protección de Datos de la UFV en la dirección electrónica: dpd@ufv.es.

 ¿Cuál es el origen o procedencia de los datos personales objeto de tratamiento?

Los datos personales objeto de tratamiento han sido comunicados a la UFV directamente por las personas interesadas, o por sus padres/madres/tutores/representantes legales en el caso de menores, que se inscriben y participan en cualquier Evento (jornada, seminario, congreso, o taller) organizado directamente por la UFV y/o en colaboración con terceras entidades, a través de la cumplimentación de cualesquiera formularios o solicitudes, en soporte papel o informático, de inscripción al Evento.

Además, determinados datos de terceras personas de contacto son obtenidos y tratados por la UFV previa comunicación a dicha universidad por terceros que gestionan la inscripción al Evento de otras personas interesadas, quienes, con carácter previo a comunicar a la UFV los datos, asumen la obligación de informar a las personas interesadas del tratamiento de sus datos personales por la UFV para la inscripción al Evento de acuerdo con lo establecido en la presente política de privacidad.

 ¿Es necesario facilitar los datos personales?

 Dependiendo de la naturaleza del Evento, la comunicación de los datos personales por las personas interesadas puede ser voluntaria; en algunos casos, puede constituir un requisito necesario para la ejecución de un contrato; y, en otros, ser un requisito legal para el cumplimiento de la normativa.

 ¿Qué datos personales son tratados?

 Los datos de las personas interesadas que pueden ser objeto de tratamiento son los siguientes: datos identificativos, incluida la imagen y/o voz; datos de contacto; datos académicos y profesionales; datos de pago; datos contenidos en los certificados de asistencia; datos de salud relativos a alergias alimentarias; y datos que revelan convicciones religiosas y/o políticas derivadas de la participación en el Evento de las personas interesadas (en adelante, “datos personales”).

¿A qué categorías de personas interesadas se refiere el tratamiento de los datos personales?

 Los datos personales objeto de tratamiento pueden referirse a las siguientes categorías de personas interesadas: miembros de la comunidad universitaria de la UFV (alumnos/as, personas trabajadoras de la UFV, colaboradores; ponentes; ex – alumnos/as; terceras personas que pueden tener relevancia pública; y representantes legales, padres y tutores de menores de edad y mayores de catorce años).

¿Cuál es la legitimación y finalidades del tratamiento de los datos personales?

Los datos personales de las personas interesadas podrán ser tratados con la siguientes bases jurídicas y finalidades:

Con base jurídica en el cumplimiento una obligación legal para llevar a cabo:

• La gestión del proceso de inscripción al evento.
• El control de asistencia.
• La emisión los certificados de asistencia.
• Las gestiones administrativas y envío de comunicaciones relacionadas con el evento, por cualquier medio, incluidos los electrónicos, con anterioridad y después de la celebración del mismo, tal como lugar de celebración, cambios, normas de asistencia, suspensión y otras informaciones relacionadas con el evento.

Con base jurídica en el desarrollo de una obligación contractual, para llevar a cabo:

•  La gestión del proceso de inscripción al evento.
• El control de asistencia.
• La emisión los certificados de asistencia.
• Las gestiones administrativas, y en su caso, la gestión contable y fiscal para el cobro y emisión de facturas cuando el Evento sea de pago.
• El envío de comunicaciones relacionadas con el evento, por cualquier medio, incluidos los electrónicos, con anterioridad y después de la celebración del mismo, tal como lugar de celebración, cambios, normas de asistencia, suspensión y otras informaciones relacionadas con el evento.

Con base jurídica en el consentimiento para llevar a cabo:

• El envío de comunicaciones comerciales sobre cursos o programas actuales o futuros de la UFV, jornadas de puertas abiertas, talleres de orientación y sesiones informativas, boletines de noticias y comunicaciones sobre otros eventos y actividades organizados y desarrollados por la UFV o por esta en colaboración con terceros y recordatorios de su celebración, todo ello a través de los medios autorizados por las personas interesadas.
• El tratamiento de las convicciones religiosas y/o políticas de las personas interesadas y/o determinada información relacionada con la salud de las personas interesadas, al objeto de proporcionarles, en su caso, una alimentación adecuada y saber cómo actuar en caso de urgencia.
• Incorporar y utilizar la imagen y la voz y, en particular cuando la persona interesada es ponente, otros datos identificativos y relacionados con el curriculum de las personas interesadas recogidas con ocasión del evento así como durante su celebración con el fin de elaborar contenidos y materiales audiovisuales (memorias, guías, revistas, proyectos de innovación docente cartelería, vallas publicitarias, exposición, stand u otros medios en papel o electrónicos) por un lado, con fines de promoción y publicidad de la imagen y actividades organizadas y desarrolladas por la UFV, así como, por otro lado, con fines docentes, académicos, de difusión de la metodología en entornos académicos o científicos externos y propios de la UFV, junto con imágenes, signos y distintivos propios de esta Universidad, todo ello mediante la publicación, difusión y divulgación de la imagen/voz y los contenidos y soportes antedichos, tanto, a través de canales y medios de comunicación de la UFV, como la página web, blogs y plataformas internas de la UFV (sin carácter limitativo, CANVAS, BLACKBOARD, TEAMS, ZOOM) como a través de redes sociales en general, como por ejemplo y sin carácter limitativo, You Tube, Facebook, X, Instagram, Linkedin.
• La presentación por su parte de comunicaciones, abstracts u otros materiales para el evento.
• Elaboración de videotutoriales y posterior publicación en el blog de la UFV.
• Para grabar la sesión de una clase en vídeo con fines docentes en las plataformas de la UFV (sin carácter limitativo, CANVAS, BLACKBOARD, TEAMS, ZOOM y otras utilizadas por la UFV).
• El consentimiento para el tratamiento de los datos con los fines antedichos puede ser otorgado por la persona interesada a través de la marcación de casillas en el proceso de inscripción al cumplimentar el correspondiente formulario, a través de otros formulario o documentos de recogida de datos, a través de autorizaciones y declaraciones de prestación del consentimiento y a través de un acto afirmativo claro conocido por la UFV como es el caso de acudir a un Evento presencial de la UFV donde se advierta que se está grabando y las personas interesadas se sitúen delante de las cámaras y/o intervengan realizando alguna pregunta o comentario a los ponentes; o conectar la webcam y/o micrófono en el caso de actividades online.
• No obstante, en todos estos casos, la persona interesada tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que la retirada del consentimiento afecte a la licitud del tratamiento basada en el consentimiento previo a su retirada. Para retirar el consentimiento la persona interesada tendrá que enviar esta petición a la UFV a través de cualquiera de las direcciones de contacto postal, Ctra. M-515 Pozuelo-Majadahonda Km. 1.800, 28223 Pozuelo de Alarcón, Madrid o electrónico, dpd@ufv.es.

Con base jurídica en el interés público (limitada a los casos en que pudieran aparecer autoridades públicas):

Para la difusión de imágenes captadas en actos académicos relevantes (entre otros, concesión de honoris causa, inauguración del curso académico cuando afecten a personas que ejerzan un cargo público o una profesión de notoriedad o proyección pública y la imagen se capte durante un acto público o en lugares abiertos al público y estas personas (autoridades o personas) no requieran por la naturaleza de sus funciones, el anonimato.

Con base jurídica en el interés legítimo declarado en el artículo 22 de la LOPDGDD:

Para llevar a cabo videovigilancia por razones de seguridad en el recinto y espacios de la UFV dónde, en su caso, se celebre el Evento.

Con base jurídica en el interés legítimo de la UFV

De establecer fórmulas de compartición y de transferencia del conocimiento y de conexión de su personal, estudiantado, profesionales, especialistas, agentes sociales y la sociedad en general, para reforzar conocimientos, construir competencias y plantear caminos de transformación e innovación de manera compartida, todo ello, entre otras formas, mediante la comunicación, divulgación y visibilidad de los Eventos para la comunidad universitaria, en primer término, pero para la sociedad en general, en segundo término, dejando así constancia pública de la trayectoria, estrategia y liderazgo académico de la UFV:

Se tratarán la imagen y la voz de las personas que asistan a los eventos, a través de fotos y vídeos captados en planos aleatorios y accesoria con el fin de elaborar y publicar el material gráfico y audiovisual del Evento en memorias de actividad, medios de comunicación y plataformas internas (boletines, sitios web y redes internas) y externas de la UFV (redes sociales tal como por ejemplo y sin carácter limitativo, sitios web y redes sociales tal como You Tube, Facebook, X, Instagram, Linkedin) con fines de promoción, comunicación, publicidad y difusión de las actividades, eventos y actos culturales, docentes, académicos y educativos organizados por la UFV.

En tales casos, la utilización de la imagen y voz se llevará a cabo mediante la reproducción, distribución y comunicación pública de fotos y videos en carteles, folletos, material publicitario de ferias educativas, páginas web y redes sociales cuya titularidad corresponde a la UFV, así como en las plataformas digitales que la mencionada Universidad utilice y en otros medios de terceros autorizados por la UFV, pero siempre en el contexto de la realización de fotos y vídeos generales del espacio donde se desarrolla la actividad, con una visualización meramente accesoria del público asistente, sin tomas gráficas o audiovisuales y con la única intención de proporcionar información gráfica sobre el evento desarrollado, apareciendo las imágenes y voz de las personas asistentes con carácter meramente accesorio.

No obstante lo anterior, las personas interesadas se podrán oponer en cualquier momento al tratamiento indicado, bien con antelación a la celebración del Evento (advirtiendo expresamente de ello a la UFV) bien cuando se haga la foto o el vídeo durante la celebración del Evento (advirtiendo expresamente de ello a la UFV mediante aviso al personal de la UFV con tareas de asistencia o realización de los reportajes así como excluyéndose de los posados de fotos y videos) o bien cuando se vaya a publicar el material o ya esté publicado, en estos casos, enviando la oposición al correo electrónico: dpd@ufv.es indicando en el asunto OPOSICIÓN y/o en su caso, manifestándolo en ejercicio del derecho y no se publicará la imagen o en caso en que ya se haya hecho, será eliminada.

¿Quiénes son los destinatarios de los datos personales?

 Los datos de las personas interesadas que participen en el Evento podrán ser comunicados, en su caso, a los siguientes terceros conforme a las bases jurídicas y finalidades indicadas a continuación:

• Con base jurídica en la ejecución de un contrato, a las entidades bancarias intervinientes en el pago del Evento; a las empresas de formación para la emisión de los correspondientes certificados de asistencia; y a las empresas de hostelería, transporte y hoteles encargadas del catering para la gestión de los desplazamientos, alojamiento y en su caso, elaboración de menús, de las personas interesadas.
• Con base jurídica en el consentimiento otorgado por las personas interesadas, así como en su caso, cuando corresponda, con base jurídica en el interés legítimo de la UFV descrito en el apartado anterior,, a las personas usuarias de los medios digitales como canales de comunicación y redes sociales, tanto internos de la UFV como de terceros, tal como por ejemplo y sin carácter limitativo, sitios web y redes sociales (You Tube, Facebook, X, Instagram, Linkedin), dónde se publiquen los datos personales y el material gráfico y audiovisual..
• Con base jurídica en el cumplimiento de obligaciones legales, cuando corresponda, a las Administraciones Públicas con competencia en la materia en caso de requerimiento o para el ejercicio y defensa de acciones legales.

Además, los datos personales podrán ser puestos a disposición de terceros para la prestación de servicios a la UFV, por encargo de tratamiento, siguiendo en todo momento las instrucciones de la UFV y con las suficientes garantías de seguridad y confidencialidad. Al respecto, puede que en algunos casos estos prestadores de servicios se encuentren ubicados en terceros países fuera de la Unión Europea por lo que, en tales supuestos, la UFV solicitará garantías adicionales, conforme a lo regulado en materia de transferencias en el Reglamento General de Protección de Datos y suscribirá los correspondientes contratos de cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.

¿Se realizan transferencias de los datos personales?

 Los datos personales de las personas interesadas son objeto de transferencia internacional a terceros que se encuentran ubicados fuera del territorio de la Unión Europea, en países que no tienen legislación que proteja los datos personales, dado que la UFV utiliza plataformas de comunicación tanto propias de la UFV como de terceros donde la UFV tiene un perfil oficial (es el caso, sin carácter limitativo del uso por la UFV de You Tube, Facebook, X, Instagram y Linkedin). No obstante, los titulares propietarios de estas redes están adheridos al acuerdo de Data Privacy Framework.

Además, una vez que los datos son publicados en estas plataformas, la persona interesada debe tener en cuenta que, cuando el perfil de la UFV donde se publiquen los materiales audiovisuales está abierto al público en general, se produce una comunicación masiva universal para todas aquellas personas que acceden a la publicación a través de internet.

¿Durante cuánto tiempo se mantienen los datos personales?

Con carácter general, los datos personales de las personas interesadas serán conservados mientras se mantengan las finalidades y bases legítimas del tratamiento y durante los plazos legales para el cumplimiento de obligaciones y atención de posibles responsabilidades.

En particular, cuando la finalidad del tratamiento sea gestionar su inscripción en las jornadas, seminario, congreso, o taller como asistente: mientras sea necesario para realizar dicha gestión. En caso de que la universidad emita certificados de dichas actividades o se reconozcan las mismas a los alumnos como actividades formativas complementarias, indefinidamente: el interesado siempre podrá pedir dichas certificaciones.

En relación con los ponentes y comunicaciones presentadas en las jornadas, seminario, congreso, o taller, se mantendrán con carácter indefinido.

Cuando la finalidad del tratamiento sea invitarles a futuras actividades organizadas por la UFV: mientras no revoque el consentimiento otorgado o no se oponga al tratamiento realizado.

Los datos de las personas interesadas tratados a través de los medios y plataformas de comunicación autorizados se conservarán, en tanto el material audiovisual esté publicado en los medios y canales indicados y, en todo caso, en tanto perduren las obras literarias, artísticas y científicas relacionadas o donde se incrusten las fotografías y/o vídeos y/o grabaciones de vídeo y de audio de conformidad con las leyes de propiedad intelectual aplicables (incluyendo su renovación y extensiones) y mientras la UFV desarrolle su actividad. Finalizados estos plazos los datos personales se conservarán durante el plazo establecido en la normativa vigente para el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades legales de la UFV.

 ¿Qué derechos tienen las personas interesadas?

 Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad y el derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles.

De forma particular, las personas que asisten como público a un Evento que sea grabado o fotografiado, tienen un derecho de oposición a que su imagen sea tratada así como el alumnado y docentes en los casos en que las clases son grabadas con fines de docencia.

Además, aquellas las personas cuyos datos son tratados con los fines indicados en esta política con base jurídica en su consentimiento, disponen del derecho a retirar el consentimiento/autorización para el tratamiento de los datos personales, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada y sin perjuicio de lo establecido en la Ley Orgánica 1/1982 de protección civil, derecho al honor, intimidad personal y familiar y a la propia imagen respecto del derecho de revocación del uso de la imagen.

Las personas interesadas pueden ejercitar cualquiera de los anteriores derechos mediante solicitud escrita, indicando el derecho que se ejercita, dirigida a la UFV en las siguientes direcciones:

Postal: Ctra. M-515 Pozuelo-Majadahonda Km. 1.800, 28223 Pozuelo de Alarcón, Madrid.

Electrónica: dpd@ufv.es

Asimismo, las personas interesadas tienen derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, www.aepd.es, teléfono: 900 293 183, en particular, cuando consideren que no ha sido satisfecho el ejercicio de cualquiera de sus derechos.

Con carácter previo a cualquier reclamación y de forma voluntaria, las personas interesadas pueden contactar con la Oficina del Delegado de Protección de Datos de la UFV en la dirección electrónica: dpd@ufv.es.

Asimismo, las personas interesadas que hayan manifestado su consentimiento para la recepción de comunicaciones comerciales de la UFV o que hayan autorizado expresamente la realización de estos envíos quedan informadas de que, al amparo de los artículos 21 y 22 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico, tienen derecho a oponerse al tratamiento de sus datos con dichos fines y a la recepción de estas comunicaciones comerciales, así como derecho a revocar en cualquier momento el consentimiento prestado al efecto con la simple notificación de su voluntad.

Para ello, las personas interesadas pueden solicitar el cese de envío de las comunicaciones a través de la dirección electrónica válida incluida en cada comunicación, así como dirigiendo su petición a la dirección de correo electrónico:

dpd@ufv.es

UFV atenderá su petición conservando los mínimos datos imprescindibles para adoptar las medidas necesarias que eviten el envío de dichas comunicaciones comerciales.

Actualización de esta política

UFV se reserva la facultad de modificar esta Política unilateralmente, de forma total o parcial, con el objeto de adaptarla a novedades legislativas, criterios jurisprudenciales, buenas prácticas del sector, o cambios en el tratamiento de los datos recomendando a las personas interesadas que accedan a la política y procedan a su lectura periódicamente y en todo caso, debiendo hacerlo cada vez que proporcionen sus datos personales relacionados o en el contexto de las actividades de la UFV , pudiendo enviar en todo caso cualquier duda a UFV a través de dpd@ufv.es