¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos personales?

El responsable del tratamiento de todos los datos recogidos tanto a través del formulario de solicitud de plaza en el Colegio Mayor, en el vídeo de exposición de motivos que acompaña a la solicitud, el cuestionario de hábitos, el certificado médico, las entrevistas, comunicaciones y cualquier otra comunicación de datos que se lleve a cabo por la persona solicitante, así como de los datos que se generen, en su caso, como consecuencia de la admisión al Colegio Mayor y la prestación de los servicios asociados al alojamiento y el desarrollo del programa de formación del Colegio Mayor es la Fundación Universidad Francisco de Vitoria (en adelante, “UFV”).

Los datos de contacto de la UFV son los siguientes:

Dirección postal: Ctra. M-515 Pozuelo-Majadahonda Km. 1.800, 28223 Pozuelo de Alarcón, Madrid. 

Dirección electrónica: dpd@ufv.es

Teléfono: 917091400. 

¿Cómo se puede contactar con la Oficina del Delegado de Protección de Datos de la UFV?

Enviando una comunicación a la siguiente dirección electrónica de contacto dpd@ufv.es  

¿Cuál es el origen o procedencia de los datos personales objeto de tratamiento?

Los datos personales objeto de tratamiento han sido comunicados a la UFV directamente por las personas que han completado el formulario de solicitud de plaza en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria.

Además, determinados datos de terceras personas de contacto son obtenidos y tratados por la UFV previa comunicación a dicha universidad por la persona solicitante, su padre, madre o tutor, quienes, con carácter previo a dicha comunicación, asumen la obligación de informar a las personas de contacto del tratamiento de sus datos personales con fines de contacto para emergencias y urgencias de acuerdo con lo establecido en la presente política de privacidad. 

¿Es necesario facilitar los datos personales?

La persona solicitante realiza voluntariamente su solicitud de admisión al Colegio Mayor si bien, la comunicación de los datos por parte de la persona solicitante así como de aquellos otros terceros que comuniquen datos a la UFV como, responsables solidarios, padres, madres y tutores (en adelante todos identificados como, “Persona/s Interesada/s”) para llevar a cabo la solicitud de plaza en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria y en su caso, para prestar los servicios alojamiento y residencia, servicios asociados y ejecución del programa de formación es un requisito contractual y por tanto, las Personas Interesadas están obligadas a facilitar los datos personales siendo informadas de que, en caso contrario, serán de aplicación las consecuencias previstas en el Ordenamiento Jurídico, entre ellas, la no aplicación de las medidas precontractuales (como valoración de la solicitud de plaza en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria) y en su caso, la resolución del contrato. 

¿Qué datos personales son objeto de tratamiento?

Los datos de las Personas Interesadas que son objeto de tratamiento son los siguientes: todos los datos recogidos tanto a través del formulario de solicitud de plaza en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria, el vídeo de exposición de motivos que acompaña a la solicitud, el cuestionario de hábitos, el certificado médico, las entrevistas, todas las comunicaciones intercambiadas y cualquier otra comunicación de datos que se lleve a cabo por la persona solicitante, así como, en caso de formalizarse el contrato de alojamiento, todos los datos que se generen durante su ejecución, como consecuencia del servicio de alojamiento, desarrollo del programa de formación.

¿A qué categorías de Personas Interesadas se refiere el tratamiento de los datos personales?

Los datos personales que trata la UFV pertenecen tanto al solicitante de plaza en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria como a su padre, madre, tutor, responsable solidario de las obligaciones contractuales, así como personas colegiales y personas de contacto para emergencias y para urgencias médicas de los colegiales. Igualmente se tratan los datos de las personas no admitidas o que no formalizan el proceso precontractual de admisión.

¿Cuál es la legitimación y finalidades del tratamiento de los datos personales?

Con base jurídica en la aplicación, de medidas precontractuales a petición de la persona que solicita alojamiento mediante la cumplimentación del formulario de solicitud y su envío a la UFV junto con el vídeo explicativo de los motivos de solicitud de alojamiento todos los datos personales, tanto de la persona solicitante como padres/madres/tutores, responsable solidario y personas de contacto, son tratados con los siguientes fines: análisis de la solicitud de plaza en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria y la adecuación de las condiciones y servicios del Colegio Mayor Francisco de Vitoria a las necesidades de la persona solicitante, así como comunicar el rechazo y/o admisión de su solicitud.

Con base jurídica en el consentimiento de la persona solicitante manifestado mediante la comunicación de sus datos y certificado de salud, marcación de la casilla correspondiente y firma de este documento, sus datos de salud son tratados para verificar si el Colegio Mayor Francisco de Vitoria dispone de medios adecuados a las necesidades asistenciales y alimentarias de la persona interesada, incluyendo  protocolos oportunos de actuación en caso de urgencia; y si la persona solicitante es admitida y pasa a ser colegial, para tener en cuenta dichas necesidades alimentarias y asistenciales, así como si fuera necesario, actuar en caso de urgencia médica, activar los citados protocolos y contactar con las personas designadas (padres/tutores o persona de emergencia) para el caso de dicha urgencia sanitaria. 

En todo caso, la base jurídica para el tratamiento de dichos datos de salud será la protección de sus intereses vitales en los casos en que no esté capacitada física o jurídicamente, para dar su consentimiento, en particular, en los casos en que se produzca una urgencia médica, proporcionando primeros auxilios y contactar con las personas designadas (padres/tutores/terceros) para el caso de dicha urgencia sanitaria.

Con base jurídica en el desarrollo de la relación contractual de alojamiento y prestación de servicios asociados, los datos de la persona residente (incluidos los recogidos a través de cualquier medio para la valoración de la solicitud) y cuando corresponda, los de padres/madres/tutores y personas de contacto para urgencias médicas y emergencias serán tratados para la gestión administrativa y la organización del alojamiento en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria, lo que incluye: 

Gestión administrativa, fiscal y contable. 

Envío de las notificaciones y comunicaciones que corresponda la gestión de los servicios y desarrollo de la relación contractual. 

Cobro del alojamiento y en su caso, reclamación de impagos, o daños producidos. 

Verificación del cumplimiento de la Normativa de Convivencia del Colegio Mayor Francisco de Vitoria, así como, en su caso, notificación de avisos y advertencias sobre eventos acaecidos en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria contrarios a las normas de convivencia y aplicación, en su caso cuando corresponda, del régimen sancionador para el caso de la comisión de faltas al mismo, incluida la resolución del contrato de alojamiento. 

Contactar con las personas designadas (padres/tutores/terceros) por la persona residente en caso de urgencia médica y emergencia.

Con base jurídica en la relación contractual también serán tratados los datos de la persona que se hace cargo del abono de los servicios prestados para llevar a cabo la gestión administrativa, fiscal y contable, así como cobro y en su caso, reclamación de daños e impagos, incluyendo el envío de las comunicaciones que se requieren para ello y para verificar el cumplimiento de la Normativa de Convivencia del Colegio Mayor Francisco de Vitoria en cuanto a las obligaciones que en su caso le correspondan como responsable solidario junto con el/la colegial.

Con base jurídica en el desarrollo de la relación contractual con el/la colegial, sus datos serán tratados para la ejecución del programa de formación del Colegio Mayor Francisco de Vitoria con un formador de referencia que le acompañará en su desarrollo académico y personal a través de mentorías y tutorías individuales de carácter obligatorio y en el marco de dicho programa, para llevar a cabo el alta de los datos de contacto de la persona residente (correo electrónico y/o teléfono de WhatsApp) en los boletines de la UFV para el envío de información e invitaciones a actividades educativas, docentes, deportivas, culturales, extracurriculares, becas y de voluntariado que pueda organizar la UFV y para informar, en su caso, a padres y/o tutores sobre el desarrollo del programa de formación, su actividad académica y sobre sus calificaciones, progresos, rendimiento académico.

Con base jurídica la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por la UFV en cuanto a la misión, visión y valores así como promoción, sostenibilidad y transparencia, los datos de el/la colegial, en concreto su imagen captada en eventos y conferencias, serán tratados para la publicación de videos e imágenes en las diferentes páginas webs de la Universidad y redes sociales en las que puede aparecer la imagen de la persona interesada en un contexto general y accesorio a raíz de su participación y/o asistencia a las diferentes actividades de la universidad (tal como clases, conferencias y otros eventos). En estos casos, no obstante, podrá oponerse al tratamiento de su imagen en fotos y vídeos para las diferentes páginas webs de la Universidad y redes sociales solicitándolo a través de dpd@ufv.es

Además, en el caso en que su participación en las conferencias o eventos tenga un protagonismo especial o particular en las actuaciones específicas de promoción de la UFV, se le pedirá su consentimiento documentalmente si su imagen tuviera un carácter relevante y no meramente accesorio y en un contexto general.

¿Quiénes son los destinatarios de los datos personales?

Con base jurídica en la ejecución de la relación contractual los datos personales serán comunicados a los siguientes terceros:

Los datos del responsable solidario o persona que se hace cargo del abono del alojamiento serán comunicados a entidades bancarias y financieras para el pago y/o reclamación del abono de los recibos.

Los datos personales de las personas de contacto para emergencias y urgencias médicas serán comunicados a las autoridades e instituciones que en su caso atiendan las situaciones de emergencia y urgencia médica.

Los datos de el/la colegial serán comunicados a padre/madre/tutor para informar del desarrollo del programa de formación del colegial, el desarrollo de su actividad académica, calificaciones, progresos, rendimiento académico y acaecimiento de eventos y, también al responsable solidario en los casos de incumplimiento de las normas de convivencia y daños. Asimismo, los datos del colegial serán comunicados a las personas de contacto para urgencias médicas y emergencias, cuando ocurra alguna de estas situaciones y a las autoridades e instituciones que se hagan cargo de estas situaciones.

Igualmente, con base jurídica en el cumplimiento de obligaciones legales, los datos personales de las personas interesadas podrán ser comunicados, cuando corresponda, a las Administraciones Públicas competentes por razón de la materia a su requerimiento, así como, por motivos de control, registro e inspección.

Además, los datos personales de las Personas Interesadas serán puestos a disposición de terceros para la prestación de servicios por encargo del tratamiento, siguiendo en todo momento las instrucciones de la UFV y con las suficientes garantías de seguridad y confidencialidad.

Salvo obligación legal, los datos personales no son objeto de transferencias internacionales. 

¿Durante cuánto tiempo se mantienen los datos personales?

Los datos personales serán conservados mientras se mantengan las finalidades y bases legítimas del tratamiento y durante los plazos legales para el cumplimiento de obligaciones y atención de posibles responsabilidades.

¿Qué derechos tienen las Personas Interesadas?

Las Personas Interesadas referidas en esta política pueden ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad y no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles. Además, se advierte que, en particular, la persona interesada cuya imagen aparezca publicada en fotos y vídeos para las diferentes páginas webs de la Universidad y redes sociales puede oponerse a este tratamiento solicitándolo a través de dpd@ufv.es

Asimismo, la Personas Interesadas pueden retirar el consentimiento otorgado al tratamiento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada respecto de todos aquellos tratamientos autorizados y consentidos mediante marcación de casilla en el presente formulario.

Para el ejercicio de estos derechos las Personas Interesadas puede enviar un escrito a la UFV indicando el derecho que se ejercita a cualquiera de las siguientes direcciones:

Postal: Ctra. M-515 Pozuelo-Majadahonda Km. 1.800, 28223 Pozuelo de Alarcón, Madrid. 

Electrónica: dpd@ufv.es

Además, en particular, las Personas Interesadas que reciban comunicaciones relacionadas con las actividades de la UFV a través de WhatsApp y/o correo electrónico, podrán solicitar su baja o cese de envío de estas remitiendo su petición al remitente.

Las Personas Interesadas tienen derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, www.aepd.es, teléfono: 900 293 183, en particular, cuando consideren que no ha sido satisfecho el ejercicio de cualquiera de sus derechos. 

Con carácter previo a cualquier reclamación y de forma voluntaria, las Personas Interesadas pueden contactar con la Oficina del Delegado de Protección de Datos de la UFV en la dirección electrónica: dpd@ufv.es

Actualización de esta política 

UFV se reserva la facultad de modificar esta Política unilateralmente, de forma total o parcial, con el objeto de adaptarla a novedades legislativas, criterios jurisprudenciales, buenas prácticas del sector, o cambios en el tratamiento de los datos recomendando a las personas interesadas que accedan a la política y procedan a su lectura periódicamente y en todo caso, debiendo hacerlo cada vez que proporcionen sus datos personales relacionados o en el contexto de las actividades del Colegio Mayor Francisco de Vitoria, pudiendo enviar en todo caso cualquier duda a UFV a través de dpd@ufv.es