¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos?
El responsable del tratamiento de datos es la Universidad Francisco de Vitoria (UFV),
Datos de contacto: Universidad Francisco de Vitoria. Secretaría General. Ctra. M-515 Pozuelo-Majadahonda Km. 1.800; 28223, Pozuelo de Alarcón (Madrid).
Datos de contacto del Delegado de protección de datos: dpd@ufv.es

¿Con que finalidades vamos a tratar sus datos personales?
En UFV vamos a tratar sus datos personales con las siguientes finalidades:

• Gestionar su inscripción en las jornadas, seminario, congreso, taller o curso organizado por la Universidad Francisco de Vitoria (UFV), así como la remisión, por cualquier medio, incluidos los electrónicos, de comunicados informándole sobre el estado de la misma, y/o, en su caso, la presentación por su parte de comunicaciones para dichas jornadas, congreso, etc.
• Grabar y/o publicar en las plataformas docentes de la universidad (CANVAS, BLACKBOARD, TEAMS, ZOOM, etc.) videos e imágenes en las que pueda aparecer a raíz de su participación en las diferentes actividades de la universidad, para lo que cede en exclusiva y de forma gratuita a la UFV, en su caso, cuantos derechos le pudieran corresponder en virtud de lo dispuesto en el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia y en la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, por la cesión de su imagen y derechos de autor a la UFV, y otorga su consentimiento expreso para la cesión de dichas imágenes y para su tratamiento conforme a la normativa vigente en España.
• Adicionalmente, si lo desea, puede consentir (marcando las casillas destinadas al efecto en la información básica) la publicación en las diferentes páginas webs de la Universidad y redes sociales de vídeos e imágenes en las que pueda aparecer a raíz de su participación en las diferentes actividades de la universidad, para lo cual cede sus derechos en los términos ya indicados; o el envío de comunicaciones relativas a las diferentes actividades organizadas por la universidad. Las comunicaciones podrán ser remitidas mediante medios electrónicos.

En el caso de que se le invitara a participar en actuaciones específicas de promoción de la Universidad Francisco de Vitoria, se le pediría su consentimiento documentalmente si su imagen tuviera un carácter relevante.

¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?
Las bases legales que legitiman los tratamientos son:
Consentimiento y ejecución de un contrato en relación con la inscripción en las jornadas, seminario, congreso, taller o curso. En algunos casos, la base legitimadora será el cumplimiento de una obligación legal, como en el caso de la formación interna a los trabajadores de la UFV, conforme a lo dispuesto en el art. 4.2.b) del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores; o en el caso de la formación a nuestros alumnos, conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, la Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación y sus normas de desarrollo.
La grabación o publicación en las plataformas docentes de la universidad (CANVAS, BLACKBOARD, TEAMS, ZOOM, etc.) de imágenes en las que pueda aparecer por su participación en actividades de la universidad se basa en la ejecución de un contrato o el cumplimiento de una obligación legal (en los términos ya indicados en el apartado anterior) cuando la grabación o publicación de su intervención, participación o asistencia fuera obligatoria (como en el caso de que se requiriera el control de asistencia a unas clases o se tratara de exámenes o pruebas de evaluación de un curso). Si la actividad fuera voluntaria (como una conferencia, seminario, jornada o congreso) y no se requiriera la grabación de su imagen como acreditación de su asistencia, entonces usted prestará su consentimiento a dicha grabación o publicación de la imagen si realiza una clara acción afirmativa, como conectar su webcam y/o micrófono en el caso de actividades online, o si acude a una actividad presencial de la universidad donde se advierta que se está grabando y se sitúa delante de las cámaras o interviene realizando alguna pregunta o comentario a los ponentes. En el caso de que se le invitara a participar en actuaciones específicas de promoción de la Universidad Francisco de Vitoria, se le pediría su consentimiento documentalmente si su imagen tuviera un carácter relevante.
En relación con las restantes finalidades: consentimiento del interesado marcando las casillas correspondientes incluidas en la información básica.
Se le pediría su consentimiento explícito si de su participación en el evento pudiera resultar el conocimiento de sus convicciones religiosas o si la universidad necesitara conocer determinada información relacionada con la salud de los participantes, al objeto de proporcionarles, en su caso, una alimentación adecuada y conocer cómo actuar en caso de urgencia.

¿Durante cuánto tiempo vamos a mantener los datos personales?
Los datos personales serán tratados durante los siguientes plazos:

• Cuando la finalidad del tratamiento sea gestionar su inscripción en las jornadas, seminario, congreso, taller o curso como asistente: mientras sea necesario para realizar dicha gestión. En caso de que la universidad emita certificados de dichas actividades o se reconozcan las mismas a los alumnos como actividades formativas complementarias, indefinidamente: el interesado siempre podrá pedir dichas certificaciones.
• En relación con los ponentes y comunicaciones presentadas en las jornadas, seminario, congreso, taller o curso, se mantendrán con carácter indefinido.
• Cuando la finalidad del tratamiento sea invitarle a futuras actividades organizadas por la UFV o la publicación en las diferentes páginas web y redes sociales de la universidad de vídeos o imágenes del evento: mientras no revoque el consentimiento otorgado o no se oponga al tratamiento realizado.

¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?
En el caso de que los profesores o ponentes sean personal externo de la UFV, y sea necesario, podrán acceder a los datos personales de los alumnos o asistentes.
Si en el proceso de inscripción en el evento, nos ha proporcionado datos de terceras personas, la universidad podrá comunicar a dichos terceros que sus datos personales nos han sido proporcionados por usted.
En aquellos casos en que el interesado haya autorizado la publicación de su imagen en internet, se podría producir una cesión a toda persona o entidad que acceda a la información. En caso de publicación en redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram, etc.) u otras plataformas de Internet, como YouTube, se produciría una transferencia internacional de datos ya que los servidores de dichas plataformas radican en EEUU o/y otros países fuera de la UE, por lo que se solicita también autorización para realizar dicha transferencia. Asimismo, la publicación de imágenes en dichas plataformas externas supone la aceptación de sus políticas de privacidad, por lo que le recomendamos que consulte dichas políticas.
La Universidad Francisco de Vitoria cuenta con diversos proveedores de aplicaciones y soporte informático que pueden acceder a datos personales al ejecutar dicho contrato. La Universidad Francisco de Vitoria tendrá siempre firmado con ellos un contrato de acceso a datos conforme a los requerimientos del artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos, que aportará garantías suficientes en los tratamientos realizados por estos prestadores. Algunos de los prestadores se encuentran fuera del territorio de la Unión Europea, por lo que la Universidad Francisco de Vitoria solicita garantías adicionales, según el régimen previsto para las transferencias internacionales en el Reglamento General de Protección de Datos.

¿Cuáles son sus derechos en relación con el tratamiento de datos?
Cualquier persona tiene derecho a obtener información sobre la existencia de un tratamiento de sus datos, a acceder a sus datos personales, solicitar la rectificación de los datos que sean inexactos o, en su caso, solicitar la supresión, cuando entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos o el interesado retire el consentimiento otorgado.
En determinados supuestos, el interesado podrá solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso sólo los conservaremos de acuerdo con la normativa vigente. En determinados supuestos, puede ejercitar su derecho a la portabilidad de los datos, que serán entregados en un formato estructurado, de uso común o lectura mecánica a usted o el nuevo responsable de tratamiento que designe.
Tiene derecho a revocar en cualquier momento el consentimiento para cualquiera de los tratamientos para los que lo ha otorgado.
Para ejercer sus derechos, deberá hacerlo mediante el correspondiente email a dpd@ufv.es o mediante escrito firmado manual o electrónicamente. Si se actúa por medio de representante, además de presentar un escrito firmado manual o electrónicamente, deberá acreditarse dicha representación.
Los escritos deberán ser presentados presencialmente en el Registro de la Universidad o remitidos por correo postal en la dirección que aparece en el apartado “Responsable”.
Tiene derecho a ponerse en contacto con nuestro delegado de protección de datos por lo que respecta a todas las cuestiones relativas al tratamiento de sus datos personales y al ejercicio de sus derechos al amparo del presente Reglamento y a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente en el supuesto que considere que no se ha atendido convenientemente el ejercicio de sus derechos.
El plazo máximo para resolver es el de un mes a contar desde la recepción de su solicitud, pudiendo ser prorrogado dos meses más atendiendo a la complejidad de la misma o al número de solicitudes recibidas.
En el caso de producirse alguna modificación de sus datos, le agradecemos nos lo comunique debidamente por escrito con la finalidad de mantener sus datos actualizados.